Mitt Liv i HamKam Yngres skal svare på de viktigste spørsmålene om klubben og gjøre det enkelt å finne ut hva som gjelder internt i klubben. Den skal sikre kontinuitet i det som bestemmes og gjøres, uavhengig av hvem som sitter i styre, administrasjon, er trener eller holder andre verv. Den skal på samme tid være en støttespiller for aktører i klubben, som gjør det enklere å ta på seg ansvarsoppgaver og utføre disse på en god måte. Den er delt i to: sportsplanen skal legge føringer for den sportslige delen, mens klubbhåndboka skal legge føringer for det utenomsportslige – på klubb- og lagsnivå.

- Organisasjonsplan

Organisasjonskart for HamKam Yngres – styre, utvalg og ansatte

Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet og avholdes årlig den første onsdagen i mars. Årsmøtets oppgaver er nærmere beskrevet i klubbens lov. Der fremgår det også hvordan årsmøtet skal innkalles. For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha fylt 15 år, vært medlem i klubben i minst én måned og ha betalt kontingent. Foresatt av en spiller under 15 år er ikke medlem gjennom barnet.

Innkalling til årsmøtet skal skje direkte overfor de representasjonsberettigede, gjennom klubbens internettside.

Årsmøtet legger grunnlaget for klubbens virksomhet og styrets arbeid. Alle som ønsker å være med på å bestemme hva klubben skal gjøre, og hvordan den skal drives, bør delta på årsmøtet. Det skal skrives protokoll fra årsmøtet og denne bør være tilgjengelig for organisasjonsleddets medlemmer. Før en publisering bør styret vurdere om det er personopplysninger som er av en slik karakter at den ikke bør publiseres.

Klubben har egne maler og sjekkliste for gjennomføring av årsmøtet.

Styret er klubbens høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styrets primære funksjon er å legge til rette for best mulig rammer rundt aktiviteten på alle plan.

Jamfør Lov for Hamarkameratene Fotball Yngres §16, 14. a), skal styret bestå av en leder, nestleder, minimum ett styremedlem og ett varamedlem. Nåværende styre består av:

Styreleder: Einar Søberg
Nestleder: Vivian Romberg
Styremedlemmer: Pål Berg, Remi Laakso, Minh Thieu, Tonje Lauritzen og Maren Haugerud Gran

I styrets instruks og organisering legges det til grunn at klubben har en ressurssterk administrasjon, og styrets rolle er å behandle, vedta og påse at den klubben driftes på en forsvarlig, betryggende og god måte av daglig ledelse/administrasjon. Alle styremedlemmer deltar under Briskebyturneringen.

Styret skal behandle og vedta følgende:

• Etablering av nytt planverk og endringer av gammelt, herunder
  • Strategiplan
  • Sportsplan
  • Klubbhåndbok
  • Sponsorplan
  • Kommunikasjonsplan
• Årsmøtepapirer, herunder
  • Årsberetning
  • Resultatregnskap
  • Budsjett
  • Andre innstillinger til vedtak i forbindelse med årsmøtet
• Organisasjonskart og endringer i arbeidsintrukser
• Store og varige økonomiske forpliktelser som leie av lokaler, opptak av lån mv.
• Ansettelser eller oppsigelser av ansatte
• Saker av uvanlig eller stor betydning. Dette innebærer investeringer av betydelig omfang eller omlegging av driften som vil medføre større endring eller omdisponering av arbeidsstyrken

Styret skal påse at:

• Planverk, økonomistyring, klubbens organisering og andre styrevedtak etterleves på en tilfredsstillende måte.
• De er orientert om klubbens økonomiske stilling mellom budsjett og resultat, og at formuesforvaltningen er under betryggende kontroll.
• Det er faste rutiner i ansettelsesprosessene for de som lønnes av HamKam Yngres, herunder
  • Hvem som gjennomfører prosessene
  • Kravsspesifikasjoner til de enkelte stillinger
  • Når prosessene skal gjennomføres
  • Kontrollere at det er gjennomført en evaluering før trenere og spillerutviklere ansettes i nye kontrakter i ungdomsfotballen
• Det finnes digitalt arkiv for styret og daglig leder, med dokumenter på:
  • Arbeidskontrakter
  • Samarbeidsavtaler
  • Driftsavtaler
  • Regnskap
  • Regelverk
  • Årsmøtedokumenter
  • Referater fra styremøter
  • Rutiner for gjennomføring av klubbens arrangement

Styret følger egen årsplan for møtevirksomhet med tilhørende agenda. Mellom møtene er det praktiske og daglige arbeidet delegert til klubbens administrasjon.

Rollebeskrivelser – utvalg, ansatte og verv

Lov – Hamarkameratene Fotball Yngres

- Trener

Treneren er ansvarlig for lagets aktivitet. Trenerens instruks er mer utfyllende beskrevet i sportsplanen. 

- Lagleder

Laglederen er lagets administrative leder. Dersom gruppen er delt inn i flere lag, skal laget ha lagleder for hvert serielag. Ansvarsoppgaver:

• Sørge for at medlemslisten på Rubic er oppdatert, dette gjelder spillere og støtteapparat.  
• Delegere dugnader i Rubic til lagsdugnader (hverdagskiosk og A-kamp). Egen instruks her: 
• Ansvaret for at laget er påmeldt i seriespill, i samarbeid med sportslig leder
• Ansvaret for å melde på laget til cuper, og utpeke en reiseleder for hver cup. 
• Ansvaret for å legge ut informasjon om kamptidspunkter og motstander i cuper og seriekamper via lagets kommunikasjonskanal
• Ansvaret for å kontakte motstanders lagleder for å få bekreftet at motstander stiller på kamptidspunktet som er satt opp
• Ansvaret for å legge ut informasjon på lagets kommunikasjonskanal om praktisk informasjon om cuper, herunder pakkeliste, avreisetidspunkt, transportmiddel, kostnader og betaling, bosted og hjemreisetidspunkt
• Ansvaret for å gjennomføre minst ett foreldremøte i løpet av sesongen. I ungdomsfotballen settes det første møte opp av lagleder i samarbeid med sportslig leder.
• Bindeledd mellom klubbens administrasjon og laget, for eksempel med å forankre dugnadsoppsett i gruppa, delegere lagsdugnader og dele relevant informasjon.
• For lag uten materialforvalter gjelder også instruksen der. 

Laglederansvaret omfatter bl.a ikke:

• Gjennomføring av treninger og kampledelse
• Utstyr, laguttak og spilletid

I forbindelse med hjemmekamper:

• Lagleder for det enkelte lag skal dagen før hjemmekamp kontakter dommer for å bekrefte at dommer stiller som avtalt til kamp. Dersom lagleder ikke får kontakt med dommer, eller dommer gir beskjed om at han ikke kan dømme, skal lagleder umiddelbart ta kontakt med dommeransvarlig for å få på plass en ny dommer til kampen.
  • I barnefotball sørge for at dommerregning sendes til klubbens dommeransvarlig
  • I ungdomssfotballen sender oppsatt dommer regning direkte til klubb i FIKS. 
• vise garderobe til bortelaget
• Sjekke draktfarger slik at de ikke er for like.
• Ta imot dommer og vis oppholdsrom og skiftemulighet.
• Gi 3 oppvarmingsballer til motstander, hvis de ikke har med egne baller.
• Tilby kaffe til dommer i pausen (ta fra hverdagskiosken)
• Godkjenne kamprapport i FIKS i ungdomsfotballen
• Sørge for at garderober, innbytterbenker og banen er ryddet etter at kampen
• Ta ansvar og oppfordre alle i og rundt klubben opptrer som godt vertskap både før, under og etter kampen!
• Sørge for å henvise tilskuere på Briskeby til tribunene.

I forbindelse med bortekamper:

• Kontakte motstander noen dager før kamp for å bekrefte kampen.
• Ved lange turer må det opplyses om eventuelle stopp for kjøp av mat, slik at spillere er forberedt på dette.
• Kamprapport i FIKS signeres av begge lag og dommer digitalt. 
• Sørge for at vi forlater våre garderober, innbytterbenker og banen er ryddet etter at kampen.
• Husk at vi oppfører oss som gode ambassadører for klubben og oppfører oss ordentlig!

Godtgjørelse: 

• Fri inngang på A-kamper på Briskeby
• Lagleder inviteres til klubbens tradisjonelle julebord
• Lagleder er fritatt fra andre dugnader i HamKam Yngres
• Lagleder får 50% på treningsavgift
• Lagleder mottar tøy fra HamKam Yngres

- Materialforvalter

Materialforvalterens hovedoppgave er å sørge for at treneren har det utstyret han trenger for å gjennomføre gode treninger. I tillegg skal materialforvalteren sørge for at spillere, trenere og lagledere har riktig utstyr. Konkret innebærer oppgavene:

• At treneren har nok antall baller. Det skal være minst en ball per spiller.
• At treneren til enhver tid har medisinkoffert med nødvendig innhold
• At ballene har tilstrekkelig med luft. Materialforvalteren må derfor møte opp på trening en gang innimellom og pumpe baller
• At treneren har tilstrekkelig med kinahatter for å merke opp baner
• At treneren har nok vester til å kunne dele gruppen inn i 2 lag og 4 lag.
• At spillere har hjemmedrakter og bortedrakter Informere spillere om at det er hvite Puma fotballsokker og grønn Puma shorts som er riktig kamputstyr
• Etter endt sesong samle inn alle drakter og levere dette inn til klubbens administrasjonskoordinator
• I forkant av sesongen innhente størrelse fra spillerne og sende en oversikt til klubbens administrasjonskoordinator

- Kasserer

Kasserer har ansvar for lagets økonomi, herunder å:

• Opprette en lagskonto.
• Følge opp økonomien i laget.
• Disponere kontoen til «drifting» av laget, dvs. betale turneringer og andre driftskostnader.
• Ha kontroll på inntektsbringende tiltak i lagets regi (lagsdugnader mv.). Kreve inn betalinger osv.
• Følge opp utestående egenandeler i forbindelse med ulike tiltak i lagsregi. 
• Forsøke å skaffe inntekter til laget.

- Foreldrekontakt

• Bindeledd mellom foreldre og trenere/lagledere/klubben.
• Ta opp særskilte sportslige problemstillinger som ikke kan håndteres på foreldremøte med trener/lagleder på vegne av spiller/foreldre/foreldregruppa.
• Ta opp særskilte utenomsportslige problemstillinger som ikke kan håndteres på foreldremøte med trener/lagleder på vegne av spiller/foreldre/foreldregruppa.
• Ta opp særskilte problemstillinger på klubbnivå (sportslig ansvarlig) dersom de ikke kan håndteres på lagsnivå.
• Bistå lagledere i forbindelse med avslutninger/sesongstart-arrangementer.
• Lede samarbeidet i foreldregruppa for øvrig:
  • Samordne overnatting på turneringer.
  • Samordne transport for foreldre ved behov.
• Bidra til å påse at foreldregruppa forholder seg til foreldrereglene, bl.a. foreldrevettreglene.
• Være en foregangsfigur for foreldrereglene.

- Forelder

• Delta på de dugnadene barna blir satt opp på. Sørge for å bytte dugnadsvakt selv hvis den oppsatte vakten ikke passer.
• Følge opp barna og påse at de stiller til alle treninger og kamper til korrekt tid og med korrekt utstyr.
• Følge opp barna og påse at de melder fra til trener i god før trening og kamp ved eventuelt forfall.
• Oppmuntre barna til utvikling og mestring – ikke ha fokus på kampresultat.
• Huske at treneren instruerer spillerne under trening og kamp – foreldrene heier.
• Ta opp eventuelle problemer som gjelder barna/laget/klubben med foreldrekontakten.
• Følg foreldrevettreglene!
• Støtt opp om klubben på en positiv måte. Registrer HamKam Fotball Yngres som din grasrotmottaker og still opp på tiltak i regi av klubben.
• Huske å registrere seg som medlem i klubben for å kunne ha stemmerett på årsmøtet
• Delta på foreldremøtene for laget

SE ÅRSHJUL FOR TRENERE OG LAGLEDERE.

 - Medlemshåndtering

Medlemshåndtering i Yngres skjer gjennom Rubic. Her administreres medlemslistene, samt innkreving av medlemskontingent og treningsavgift. Direkte kommunikasjon fra klubb til alle medlemmer skjer også gjennom systemet, som gjør det avgjørende at det legges inn riktig og fullstendig informasjon på alle medlemmer. Det er lagleders jobb å sørge for innhenting og innlegging av info på alle medlemmer av laget.

Alle ansatte og frivillige som skal utføre oppgaver for klubben som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Det vil si ansatte, trenere og lagledere.

Det er politiattestansvarlig som er ansvarlig for å sørge for at dette arbeidet følges opp.

Slik søker du

1. Last ned formålsdokument her.
2. Fyll ut formålsdokumentet.
3. Gå til www.politiet.no/tjenester/politiattest/ og fyll ut søknaden – last opp utfylt formåldokument.
4. Marker at søknaden er sendt i Rubic.
5. Når du får svar, forevis attesten til vegard@hamkam.no.
6. Klubben oppdaterer din status på politiattesten.

God kommunikasjon med klubbens medlemmer og andre som klubben har en relasjon til, er en forutsetning for at klubbdriften skal bli så god som mulig og for å skape engasjement rundt den aktiviteten som er i HamKam Yngres.

Informasjon som er av vesentlig karakter for medlemmene (kontingentbrev, interne oppdateringer o.l.) skjer ved direkte kommunikasjon gjennom klubbens medlemssystem, Rubic.

Klubbens nettside og facebook-side skal gi løpende informasjon og innblikk i klubbens daglige aktivitet, mens www.hamkamyngres.no også skal fungere som en landingsside for all relevant informasjon rundt aktivitetstilbud, sportsplan, klubbhåndbok og andre styringsdokumenter/maler, i tillegg til lenker for påmelding til turneringer og sportslige tiltak, m.m.

God økonomistyring er en forutsetning for å kunne gi gode rammevilkår for den sportslige aktiviteten og utviklingen av klubben. HamKam Yngres skal ha løpende og langsiktig kontroll på både inntekter og utgifter for å sikre sunn økonomi over tid.

Det er styret som har det overordnede økonomiske ansvaret, som innebærer at de skal sørge for at:

• Klubbens midler brukes og forvaltes på en forsvarlig måte.
• Klubben har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen.
• Klubben har en forsvarlig økonomistyring.

Den løpende oppfølgingen av økonomien er delegert til klubbens daglige leder, som i samarbeid med klubbens regnskapsfører står for den løpende bilagsføringen og ajourhold av regnskapet.

Styrets oppgaver knyttet til regnskap og økonomi er følgende:

• Sikre at det er en forsvarlig ansvarsdeling knyttet til regnskap og økonomistyring.
• Utarbeide og vedta et realistisk budsjett som innstilles til årsmøtet.
• Sikre at regnskapet føres fortløpende.
• Sikre at klubben har egen bankkonto, som krever to signaturer i banken.
• Påse at klubben har tegnet underslagsforsikring.
• Påse at klubben har engasjert revisor og kontrollutvalg.

Det er utarbeidet egen plan for økonomistyring, og det praktiske arbeidet med klubbens økonomi følger eget årshjul.